日勤から遅番へ交代するとき、「午前中に予定が変わったので、あとでお願いします」と伝えたとします。聞いた職員は、何の予定が変わり、いつまでに何をするのかを、もう一度確かめなければなりません。
介護の申し送りでは、起きたこと、済んだ対応、次の担当者に引き継ぐことの順に整理すると、受け取った人が動きやすくなります。この記事では、勤務交代の場面を例に、伝える順番と伝わったかを確かめる方法を紹介します。
勤務交代を待ってよい情報かを先に考える
申し送りの準備をするときは、次の勤務で確認することと、今すぐ報告が必要なことを分けます。たとえば事故が起きたときは、利用者さんの安全確保を優先し、事業所の手順に沿ってすぐに報告します。勤務交代まで待たず、定められた連絡先へ伝えます。詳しくは厚生労働省の事故予防・対応ガイドラインの「事故発生時の対応」を参照してください。
一方、翌日の持ち物を次の勤務で確認してほしいといった連絡は、事業所の申し送り方法に沿って引き継げます。口頭で伝える範囲と、指定の記録に残す範囲を確認しておくと、勤務が重ならない職員にも必要な情報が届きます。厚生労働省の情報共有の工夫では、内容の緊急度や重要度、個人情報を含むかどうかに応じて、相手や手段を決めることを挙げています。
何が起きたかは、時刻と場面を添える
「予定が変わりました」だけでは、何の予定か分かりません。「14時ごろ、ご本人から、明日の外出に青い上着を持っていきたいと話がありました」のように、いつ、どの場面で、誰から聞いたかを添えます。人づてに聞いた場合は、その場にいた職員からの連絡であることを伝えると、詳しく確かめる相手が分かります。
利用者さんの希望を伝えるときも、本人が話した内容と、職員が考えた理由を分けます。「寒そうだった」だけでは、本人が寒いと言ったのか、職員がそう感じたのかが分かりません。記録に残すときの具体例は、介護記録の書き方｜事実と感想を分けて伝える5つのコツで紹介しています。
済んだ対応と、確認が残っていることを分ける
途中まで進めた用件は、どこまで対応したかを伝えます。先ほどの架空の例では、「本人の希望を記録したところまで。上着を一緒に確認するのはこれから」です。「外出の準備をお願いします」とだけ言うより、次の担当者は、何から始めるか判断しやすくなります。
伝えたいことがいくつもあるときは、相手にまず何をしてほしいかを一言添えてみましょう。「確認をお願いします」「記録を見ておいてください」「対応方法を相談したいです」など、相手に求める行動が違えば、伝える順番も変わります。決まっていないことは、誰に確認するかを決めて引き継ぎます。
次に誰が、いつ、何を確認するかをそろえる
次にすることには、担当とタイミングを添えます。「遅番の担当者が、夕食前に本人と青い上着を確認する」のように、引き受けた人がその場で言い直せるくらい具体的にします。時間に間に合わないと分かった場合も、誰に相談するかを交代時にそろえておけます。
申し送りの例（架空）
「14時ごろ、Aさんから『明日の外出に青い上着を持っていきたい』とお話があり、記録に残しました。上着はまだ確認していません。遅番の担当者は、夕食前にAさんと一緒に確認してください」
申し送りを受ける側なら、「夕食前に私がAさんと上着を確認します」と、引き受けたことを短く返せます。交代相手がその場にいないときは、事業所の手順に沿って連絡し、必要に応じて確認が届いたかを確かめます。利用者さんの話は、周囲に聞こえない場所や職場で認められた手段で共有しましょう。
まとめ
勤務交代の申し送りは、起きたこと、対応したこと、次に引き継ぐことを順に伝えます。次に確認する内容には、担当者とタイミングを添えましょう。すぐに報告が必要なことは、職場の手順に沿ってその時点で伝えます。
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